人感センサー付きも？知られていないタイムレコーダーの便利機能
タイムレコーダーの機能というと打刻のしやすさが一番のポイントですが、それ以外にも人感センサーや、音声認識機能など意外と知られていない便利機能があります。自社に合ったものを選ぶためにも基本機能はもちろん、プラスアルファの機能も押さえておきましょう。
デジタル式タイムレコーダーの基本機能
タイムレコーダーには紙製のタイムカードを使うアナログ式と、システムと連携して使うことができるデジタル式があり、最近ではアナログ式からデジタル式に変える企業が増えています。これからデジタル式への移行を検討したいという場合はまず基本機能を押さえておきましょう。
使い方に合わせた打刻機能
打刻機能はタイムレコーダーの要ともいえる機能ですが、デジタル式ではその方法も多様です。
- PC・タブレット打刻
- ICカード打刻
- 生体認証（指紋、静脈）
それぞれにメリット・デメリットがあるので、特徴をしっかりチェックして自社に合った方式を検討しましょう。
打刻時間・打刻者名の表示
打刻したときに、打刻時間（記録された出勤時間や退勤時間）や打刻した人の名前を表示する機能です。自分が打刻した時間や自分の名前が表示されることで、正しく打刻できたことを確認できます。
各種基幹システムとの連携
デジタル式の魅力はデータがサーバで保管されるため、そのデータを使って他のシステムへの連携が容易にできることです。勤怠管理をはじめ給与システムや工数管理など、すでに自社で導入しているシステムと連携できるか導入前にしっかりと確認しましょう。
ネットワークエラーでも安心のデータ蓄積機能
デジタル式のタイムレコーダーを導入するときに気を付けたいのが、ネットワークエラー時の対策です。ネットワークエラー時の対策が施されていないタイムレコーダーだとネットワークに問題があるとサーバにデータが送信できないため、打刻ができないということになります。ネットワークエラーになったとしてもタイムレコーダー本体にデータを蓄積しておきネットワークがつながったときに同期をとる仕組みを持つものが安心です。
プラスアルファの便利機能
では、タイムレコーダーの基本機能にプラスアルファした便利機能を見ていきましょう。これらの機能はすべてのタイムレコーダーに備わっているものではないので、自社での運用に合わせてその機能を持つ機種を選ぶといいですね。
打刻忘れ通知
打刻した際、過去に打刻忘れがある場合に通知してくれる機能です。勤怠管理システムと連携していて従業員がパソコンやタブレットから出退勤時間を確認できる仕組みがあればいいですが、それが無い場合は打刻忘れには気づきにくいものです。タイムレコーダーだけで勤怠を記録する場合は打刻忘れを通知してくれる機能があるものを選ぶといいですね。
スマホ打刻もGPS打刻で不正防止
パソコンやタブレットでの打刻方式をとるタイムレコーダーは多いですが、営業で外回りが多い場合や、お客様先での作業が多い企業では外出先でも打刻できる仕組みがあると使い勝手がいいですね。スマホから打刻できる機能があるタイムレコーダーを選ぶ場合、GPSを使って位置情報を記録できるものを選ぶと不正を防止することができます。
人間センサーで節電
タイムレコーダーは出勤退勤時に動いている必要があるので、常時電源をONにしたままで運用することになります。最近では節電を心掛ける企業が多く、トイレの電気なども人感センサーを導入する企業も多くあります。タイムレコーダーにも人感センサー付きのものがあり、使っていない時間帯は自動で節電モードに切り替わるため節電に効果的です。
無線LANで設置のしやすさアップ
デジタル式のタイムレコーダーはネットワークに接続する必要があるため、これまではタイムレコーダーを設置する場所への配線工事が不可欠でした。しかし、最近では無線LANに対応する機種も増えてきており、Wi-fiルーターさえあればタイムレコーダーを設置できるので、工事の必要なく設置場所を決めることができるというメリットがあります。
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音声認識機能でICカードタッチの手間を省く
アナログ式と比べて集計のしやすさがメリットのデジタル式タイムレコーダーですが、打刻方法はアナログと一緒で、「出勤」「退勤」「外出」などのモードを切り替えてから打刻するという操作の多さは変わりませんでした。しかし、音声認識機能付きのタイムレコーダーであれば、「しゅっきん！」「たいきん！」と声をかけることでモード切り替えができるので操作する手間がなくなります。
最新機能満載のGreenNutsPlus
今回ご紹介した基本機能を備えたうえで、「人感センサー」「無線LAN対応」「音声認識」という最新機能を備えているのがGreenNutsPlusです。タイムレコーダーの設定も、パソコンに接続することなく本体のタッチパネルで操作が可能になるなど、従来のものよりも操作性が向上しています。これからタイムレコーダーの購入や、切り替えをお考えの場合はぜひ検討してみてください。
