給与計算をラクにしたい!そんなときこそタイムレコーダーの集計を見直そう

毎月の給与計算をもっと楽にしたい…でも、何をしたらいい?と悩んでいる方のために、今回は給与計算を楽にするための対策を具体的にご紹介します。

紙製のタイムカードを使っていませんか?

タイムレコーダーで給与計算の集計を楽にする

 

毎月の給与計算が大変だな…と感じている企業様に多いのが、タイムレコーダーが紙製のタイムカードを使った打刻方式だということです

 

タイムカードを使用した勤怠時間の記録は、初期費用もあまりかからず中小企業でも導入しやすいと思われがちですが、気づかないうちに人件費がかさんでいた…なんてことも。

 

タイムレコーダーというと勤怠管理の効率化を真っ先に思い浮かべてしまいますが、勤怠管理というのは最終的に給与計算にも関わる部分ですよね?給与計算をデジタル化したのになかなか効率が上がらない…という場合は、その前段階である勤怠管理の仕組みを見直すことが大事です

 

出退勤時間をアナログで管理するデメリット

ではタイムカードを使ったアナログ式の管理方法を続けることで、どのようなデメリットがあるのか見てみましょう。

 

  1. リアルタイムで社員の勤務状況が分からない
  2. 集計の手間(人件費)がかかる
  3. 使用済みタイムカードの管理が大変
  4. 月末の集計が終わるまで給与計算ができない
  5. 勤務時間の集計にミスがあると給与計算もやり直す必要がある

 

などなど、ざっと挙げただけでもこれだけのデメリットがあります。特に最後の2つは給与計算にも大きく関わっている事柄ですね。

 

勤務時間の集計が終わらなければ給与の計算はできないですし、その集計で間違いがあれば給与の計算もまた違ったものになります。

 

給与計算を楽にするために、給与計算のソフトを導入したりアウトソーシングしたりしても、給与計算までにかかる時間や手戻りがあったのでは、なかなか効率化は実現できません。業務には流れがあるので、その流れをスムーズにすることも業務を楽にするための方法です。

 

タイムレコーダーをデジタルにするだけでこんなに違う!

では、タイムレコーダーをデジタル化するとどのように違いが出るのでしょうか?主なもの4つを見てみましょう。

 

1.労働時間を計算する手間を削減!割増賃金分の計算もラクになる

まず、データがデジタル化されることで集計の手間がかなり削減できます。タイムカードを使っていると月末にはタイムカードに印字された時刻を見ながら手作業でパソコンに打ち込むという作業が発生します。もしくは電卓で計算して帳簿に書き写すという作業の場合もありますよね。

 

これまで2日~5日かけて集計していた作業が、2時間~3時間で終わったらどうでしょう?勤怠の締め日からすぐに給与計算へ回せるので、かなり業務の流れがスムーズになります。

 

また、割増賃金の計算や残業の計算など法令に応じて集計しなければいけない部分も、システムが自動でやってくれれば、人が考えながら作業する必要はありません。法令が変わった場合も、システムで対応できればかなり楽ですよね。

 

 

2.リアルタイム管理で入力ミスや入力忘れを早期発見できる

タイムカードを集計していると、タイムカードの印字が薄くてよく見えなかったり、打刻位置がずれていたり、打刻忘れがあったりということがありますよね。

 

関連:タイムカードの印字がずれる問題は想像以上に生産性の低下を招く

 

早めに気づけば従業員へ確認して修正することができますが、月末にまとめて処理をするタイムカードだとなかなか難しいもの。時間が経ってしまうと従業員も記憶があいまいになり、事実確認がうまくいきません。

 

ではデジタル式ならどうでしょう?デジタル式のタイムレコーダーならリアルタイムでデータが保存されるので、打刻忘れにも気づきやすいというメリットがあります。また、タイムカードのように打刻位置がずれるということもありませんよね。

 

 

3.給与システムと連携でヒューマンエラーも無くなる

手作業で作業をしていると、どこかでヒューマンエラーが発生するものです。ヒューマンエラーは多岐にわたり、

 

  • 勤務時間の集計を間違っていた
  • 間違って先月分の勤怠で給与を計算してしまった
  • 別の人の勤務時間を入力してしまった

 

など内容も様々です。人が犯す間違いというのは予測がしにくく、どこで間違ったのかを一から探し出すのも大変です。

 

デジタル式のタイムレコーダーを使うメリットは、データをそのまま給与システムに連携することができるということです。ルールが決まっているものこそ、自動でできるようにしておくことで、人間による単純ミスを最小限に抑えることができます。

 

 

4.法令が新しくなっても計算式を変更する手間が減る

昨今の働き方改革により、残業に関する法令も変わる見通しです。時間外労働の上限規制や高度プロフェッショナル制度の導入、勤務間インターバル制度の導入など、勤務時間の計算や管理にはこれらの法令が深く関わってきます。

 

つまり、タイムカードから勤務時間を集計する際に考慮しなければいけない事項が増えるということ。慣れるまでは集計に時間がかかることが予想されますし、新しい計算式を考えるのも大変な作業です。

 

システム化していれば法令はシステムで対応することになるので、集計する担当者の負担は減りますし、給与計算までの流れも滞ることなくできるでしょう。

 

中小企業こそタイムレコーダーのデジタル化で給与計算をラクにしよう

タイムレコーダーのデジタル化や勤怠管理システムの導入というと中小企業では難しい…と考える企業様も多いですが、中小企業こそデジタル化を進めていくべきです

 

大企業でさえ人手不足に悩む時代。中小企業こそ効率化できることは効率化して、生産性をアップさせていきましょう。今はシステム化といっても、自社にサーバーを置く必要がないものも多くありますし、システムに詳しい担当者がいなくてもサポートが充実しているシステムを選べば中小企業でも安心して導入できる時代です。

 

この機会に、タイムレコーダーのデジタル化、システム化を検討してみましょう。