タイムカードの印字がずれる問題は想像以上に生産性の低下を招く
タイムカード式のタイムレコーダーを使っていると、しばしば印字がずれるという問題が起こります。印字がずれるというのは想像以上に生産性の低下を引き起こすので、タイムレコーダーの買い替え時にはデジタル式のタイムレコーダーも検討してみましょう。
タイムカードの印字がずれる原因
タイムレコーダーの印字がずれる主な原因は次の３つです。
- タイムカードを押し込みすぎている
- 設定の間違い
- 遺物やゴミなどによるセンサーの異常
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
１．タイムカードを押し込みすぎている
他の人は普通に使えているのに一部の人だけ印字がずれてしまうという場合は、タイムカードを入れるときに押し込み過ぎている可能性があります。
タイムカード式のタイムレコーダーは差し込めば自動で引き込むようにできています。そのため、その引き込む力にプラスしてタイムカードを押し込んでしまうと、印字ポイントからずれてしまうことに。逆に、タイムカードを入れたあとに引っ張ってしまう場合も印字がずれてしまい場合があるので注意しましょう。
２．設定の間違い
タイムカード式のタイムレコーダーには印字段を切り替える時刻の設定があります。その時刻を過ぎると印字する段を替えるという設定です。
その時刻設定が正しくないと、正しい日付位置に印字ができない場合があります。例えば印字段を切り替える時刻が午後11時に設定されている場合、午後11時半に打刻すると次の日の段に印字されてしまうといった具合ですね。
深夜勤務や早朝勤務がある場合は、その時刻に合わせた設定になっているかを確認しましょう。他にも日付時刻、締め日の設定が間違っている場合も印字がずれる原因になります。
３．遺物やゴミなどセンサーの異常
設定にも問題がなく人による違いが無い場合は、タイムレコーダー本体の異常が原因の可能性があります。カード差し込み口に異物やゴミが溜まっていないか確認しましょう。
異物やゴミを取り除いても印字がずれる場合はセンサーが壊れている可能性があるので、購入元に問い合わせる必要があります。
印字がされない原因
印字のずれだけでなく、タイムカードを入れても印字がされないというケースもあります。その理由として考えられるのが次の２つ。
１．タイムカードの裏表が間違っている
月の前半と後半でタイムカードが裏表に分かれているタイムカードの場合、裏と表を間違って差し込むと印字されずにタイムカードが排出される仕組みになっています。また、タイムカードの上下が間違っていても同じことが起こります。
２．インクが無くなれば印字が薄くなって見えないことも
タイムカードの向きが正しいのに印字されない場合、インクが無くなっている可能性があります。インクが少なくなると印字が薄くなり文字がかすれてくるので、完全になくなる前にインクカセットの交換をするように気を付ける必要があります。
印字の不具合で起こる弊害
間違った時間計算
印字がずれていることや印字されていないことにその場で気づけばいいですが、気づかずに回収された場合、間違った時間で集計される可能性があります。
集計時に気づいたとしても、ずれた部分を考えながら集計するというのはと、いつも以上に作業が大変です。一人分であればそれほどでもありませんが、人数が多ければ多いほどその作業量は増加します。
不具合によるストレス
頻繁に印字のずれが発生する場合、その都度手書きで直したり、タイムレコーダーの調整をしたりと、従業員のストレスが増大する傾向に。
タイムカードの印字がずれないようにカードを差し込むのは意外とコツがいるものです。出退勤のときだけのことだと軽視すると、知らず知らずのうちに従業員の不満がたまるという結果にもつながります。
ICカード式タイムレコーダーで打刻をスムーズに
タイムカードの不具合は従業員のモチベーションを低下させることに繋がりかねません。
給与計算の間違いあれば働いた時間に見合った給与がもらえていないという不満につながりますし、出退勤時の打刻がスムーズにいかないことで遅刻扱いになるなど、従業員の不満は増していきます。
ちょっとしたことのように思えますが、こういった不満がたまると仕事の生産性が低下してしまうので注意が必要です。現在使っているタイムレコーダーでの不具合が多い場合は新しい機種への買い替え時に、ICカードや生態認証によるタイムレコーダーも検討してみましょう。
時間を正確に管理して生産性を向上させよう
タイムレコーダーは正確な勤務時間を記録するためのツールです。そのツール自体が正確に時間を記録できないというのでは意味を成しません。
勤務時間を管理するのは企業の義務であり、従業員にとっても必要なことです。正確かつスムーズに管理できる方法で従業員のストレスを軽減させ、生産性を向上させましょう。
