タイムレコーダーはタイムカード、ICカード、クラウド型のどれがいいのか?

勤怠管理を行う時にはタイムレコーダーは必須アイテムですが、タイムレコーダーにはいくつか種類があり、それぞれ特徴があります。
ここではその中でも、タイムカード方式ICカード型クラウド型のタイムレコーダーの特徴について見ていきましょう。


タイムカード式タイムレコーダーのメリット・デメリット

専用の紙を機械に通して出退勤時間を打刻していくのが、タイムカード方式のタイムレコーダーです。誰でも一度は目にしたことがありますね。


タイムカードをタイムレコーダーに差し入れるだけなので、時間をかけずに誰でも簡単に出退勤時間を記録できます。
新しく従業員が増えた場合でも、タイムカードを増やすだけで良いので管理が簡単です。
タイムカードやタイムレコーダー自体も安価で導入しやすいのもメリットです。


デメリットとしては、タイムカードに打刻した出退勤時間を別途集計する手間がかかることが挙げられます。
ただ、近年では打刻したデータをUSBで外部に持ち出せる機能が付いたタイムレコーダーもあり、集計の手間はかなり省けるようになりました。


とはいえ集計には手間がかかるので、100人以下の小さな会社で、タイムカードの導入を安価にすませたい場合に導入すると良いでしょう。


会社の規模が大きくなって従業員数が増えたり、集計時の人件費を抑えたくなったりした場合は、他の勤怠管理方法を検討することをおすすめします。


ICカード型タイムレコーダーのメリット・デメリット

出勤時と退勤時にICカードをタイムレコーダーにかざすと、自動的に時刻が記録されるのがICカード型タイムレコーダーです。
SuicaICOCAなど、いつも使っている交通ICカードを使える機器もあります。
タイムレコード専用ICカードに顔写真と名前を印記して社員証として使うこともできます


毎月一人一人の紙のタイムカードを作成しなくて良いので手間が省ける上、タイムレコーダーとパソコンを同期させて自動的に集計できるソフトもあるので勤怠管理がスピーディーに行えます


また、電車通勤がほとんどの会社では従業員が既に交通系ICカードを所有していることが多いので簡単に登録することができます。
ある程度社員の人数がいる会社であれば、業種を問わずおすすめできる勤怠管理の方法です。


デメリットとしては、タイムカード式と比較すると導入時に費用がかかることが挙げられます
社員数10人以下のような小規模の会社では、人数に対して導入費用が割高になります。

また、何時に打刻されたかを社員が確認することができない場合、社員の勤怠の認識と会社側の認識とが食い違う可能性があります。


タイムレコーダーを使いやすくするには?

タイムレコーダーで記録した勤務時間を管理するとき、パソコンに入力する際に入力ミスをしたことはないですか。
タイムレコーダーを導入したのはいいけれども、それをコンピューターで管理できたらいいなと思いませんか。
勤務時間は給与計算などでも重要な情報なので、スムーズに管理できるものがあればいいでしょう。

タイムレコーダーにはパソコンと連携できる機能を有するものもあるので、入力して管理するのが面倒だというのなら、そちらを導入または移行することをおすすめします。


クラウド型のメリット・デメリット

出勤時と退勤時に勤怠管理クラウドサービスにアクセスして打刻するのがクラウド型です。
シンプルな機能だけしか必要ないのであれば無料で使えるクラウドサービスもあり、勤怠管理のコストを抑えたい場合におすすめです。


打刻の仕方は個人または共有のPC、スマホやタブレットからログインする方法や、専用の端末を用意してICカードやおさいふケータイ、生体認証方式でログインする方法などがあります
個人にPCが支給されていたり、共有PCを使用している企業では導入しやすいですね。


また、出張が多く出先から直帰する社員がいる会社でもスマホやタブレットから出退時刻が打刻できるのでおすすめです。
シンプルな機能を安価で使いたい場合は無料サービスもありますし、細かく勤怠管理を行えるようカスタマイズしたい場合も、専用の端末を導入することで対応できるので全ての企業のニーズに応えることができます


デメリットとしては、PCやネットでトラブルが起き、クラウド上のデータがなくなると、全てのデータがなくなるので、ローカルにバックアップを行う必要があることと、社内にPC操作が苦手な人がいる場合は、導入時の説明に時間がかかる点が挙げられます。


上記で紹介したように、タイムカードICカードクラウド型それぞれにメリット・デメリットがあります。
勤務形態や会社の規模に合ったタイムレコーダーを選ぶことで、よりスムーズな勤怠管理を行えるでしょう。