タイムレコーダーを購入するなら減価償却期間中の補償もチェック

タイムレコーダーの減価償却

タイムレコーダー選びをするときは、値段や機能だけでなく補償期間がどのくらいなのか、補償内容は満足のいくものかもしっかりと確認しましょう。

パソコンやエアコンなど高額かつ長期間使用するものを購入した場合、経費はその年だけで計上せず、減価償却で計上していくことになります。

これはタイムレコーダーも同じで、以下のいずれかに当てはまる場合は消耗品として計上できますが、そうでない場合は減価償却の対象となります。

ちなみに、1番の使用可能期間というのは減価償却の耐用年数とは違うので注意しましょう。タイムレコーダーの場合1年で交換ということはほとんどないと思いますので、減価償却の対象かどうかを判断する基準は価格ということになります。

減価償却で経費を計上する場合、その計算方法に関わるのが耐用年数です。国税庁によると、タイムレコーダーの耐用年数は5年とされています。ただし、パソコンやタブレットをタイムレコーダーとして使う場合は4年となります。

それでは一般的にタイムレコーダーとして使う機器はどのくらいの相場なのでしょうか？種類別にその価格を見ていきたいと思います。以下はあくまでも機器の価格であり、アプリケーションやソフトウェアの価格は含まれていません。

※1：パソコンやタブレットで使うソフトウェアの価格は含まれません。

※2：スマートフォンでの打刻を利用する場合は従業員の個人端末を利用することになります。使用するアプリの費用は含んでいません。

タイムレコーダーの相場を見てみると、自動集計機能がついている高機能タイムカード式、ICカード式、パソコンやタブレットを利用する場合は減価償却について考慮しなければいけない可能性が高いと言えますね。

生態認証というと費用が掛かりそうな印象を受けますが、実際のところ、生態認証用の機器をパソコンに接続して使用するのであれば、指紋や静脈を読み取るための機器だけで考えると消耗品扱いとなります。

では、パソコンやタブレットで使うソフトウェア、タイムレコーダーのデータを収集するためのシステム導入にかかる費用はどのような扱いになるのでしょうか？

タイムレコーダーには月額利用料を支払って利用するクラウド型・ASP型のものがあります。この場合は毎月の費用として計上できるので減価償却の必要はありません。

ただし、導入時にカスタマイズをする場合はイニシャルコスト（導入費用）がかかるため、その費用は無形固定資産となり、次の一括払いと同じ扱いとなります。

先ほどご説明したように、導入時のカスタマイズをはじめソフトウェアを購入した場合や自社に合ったシステムを開発してもらった場合にはその費用を一括で支払うことになります。

その場合、ソフトウェアは無形固定資産となりますので耐用年数5年で減価償却することになります。

詳しい条件は、国税庁の『No.5461 ソフトウエアの取得価額と耐用年数』を確認してください。

勤怠管理に使用するタイムレコーダーやシステムはその価格によっては減価償却の対象となります。法定耐用年数はあくまでも使用可能な期間を見積もった年数であるため、その年数を迎える前に不具合が起きたり、故障してしまったりということもあり得ます。

そんなときに補償期間内であれば、修理をしてもらう、機器を交換してもらうといったサポートが受けられる可能性があるので無償の保証期間はどれくらいか？有償での補償はあるのか？といったことは導入時にしっかりと確認し、耐用年数中は確実に使えるようにしておくといいですね。