タイムレコーダーアプリで気を付けたいiPhone・iPad・Androidのバージョンアップ

タイムレコーダーも今やデジタルの時代。専用の機器を購入しなくても、パソコンやタブレット、スマホをタイムレコーダーとして使うことができます。今回は、スマホやタブレットで打刻できるタイプを使う際に気を付けたいバージョンアップに関する注意点をご紹介します


今はタブレットやスマホがタイムレコーダーになる時代

紙のタイムカードを挿入して、出退勤のボタンをピッと押す。そんなタイムレコーダーが主流だった時代はもう昔のこと。いまや、ICカードをタッチするだけタブレットの画面をタッチするだけ指紋(静脈)認証するだけ、というタイムレコーダーが続々と登場しています。


こういった最新のタイムレコーダーはネット環境を利用するので、複数の営業所で使う場合も一ヵ所にデータが集約されるというメリットがあります。タイムレコーダーというと、専用の機器を購入する必要があると考える人が多いですが、ネット環境が普及したことにより、タブレットやPC、スマホをタイムレコーダーとして使えるタイプのものも出てきました。


スマホ対応されている機種は外出先でも手軽に打刻できるので、営業やお客様の会社に常駐する従業員が多い企業にぴったりです。


バージョンアップによるセキュリティ対策の重要性

「新たに専用のタイムレコーダーを導入するより、日ごろから操作になれたタブレットやスマホで使えるタイムレコーダーのほうが使いやすそうかな?」と考える企業の方も多いですが、気を付けたいのがOSやアプリのバージョンアップ


バージョンアップには不具合の修正やセキュリティの脆弱性への対応が含まれるので、古いバージョンのまま使い続けるのは良いことではありません。タイムレコーダーとして使うのなら尚更のことで、不具合や脆弱性を放置することは情報漏洩やウィルスによる攻撃のリスクにさらされることになります。タイムレコーダーには社員の個人情報が含まれるので、しっかりとした対応が必要です。


タイムレコーダーを提供する会社は、OSのバージョンアップに合わせて

  • 専用アプリの場合は新しいOSに合わせて修正
  • Webアプリの場合はブラウザでの表示に問題がないか確認し修正

という対応をとります。


Webアプリの場合は、利用者が意識しなければいけないことはほとんどないのですが、タブレットやスマホにインストールして使うアプリの場合は、利用者が自分で更新する必要があるので、その分手間がかかることに


つまりシステム担当者は、社内に設置したタブレットのOSやアプリのバージョンアップ作業をする必要があるのです。これが専用機器を導入する場合との大きな違いです。タブレットを使ったタイムレコーダーは一見すると中小企業でも導入しやすいように思えますが、情報機器のメンテナンスを担当できる人がいない場合は、サポートの充実した専用機器を導入したほうが良いので、タブレットタイプを検討する際にはOSやアプリのアップデートについてもしっかり確認しておきましょう。


専用アプリのアップデートは社員への周知を忘れずに

先ほど、社内に設置したタブレットのOSやアプリのアップデートについてお話しましたが、従業員が個人のスマホにインストールしている場合もまた従業員それぞれがアップデートする必要があります。


人によってアプリのアップデート設定(自動更新、手動更新)が、異なるのでスマホでタイムレコーダーアプリを使う場合のマニュアルは推奨する設定についても明記しておくといいですね。


ただ、自動アップデートの設定を推奨したとしても、全ての人がそれを守ると限らないので、アップデートが必要なときは、従業員に周知するように徹底しましょう


ITリテラシーに関する社員への教育も大切

従業員のスマホやパソコンでタイムレコーダーアプリを使う場合、ITリテラシーの教育がとても重要になってきます。プライベートで利用するアプリはバージョンアップをせずに古い状態で使っていても個人の責任ですが、会社のシステムにアクセスするアプリを使うのであれば状況は違ってきます。

  • バージョンアップは適切に行い、不具合や脆弱性を放置しないようにする
  • 社内のシステムにアクセスできるアプリが入った情報機器の紛失に気を付ける
  • 万が一紛失したときのためパスワードによるロックを義務付ける
  • 紛失時の報告ルートを適切に決めておく


など、企業コンプライアンスの観点からも、情報機器の利用についてルールを明確にしておきましょう。