タイムレコーダーで勤務時間を記録しているけれど、月間集計の作業を負担に感じるという企業様はとても多くいらっしゃいます。今回は月間集計を簡単にし、効率化する方法を見ていきましょう。

タイムレコーダーの月間集計を負担に感じる原因

自己申告よりも信頼性があるためタイムレコーダーを使っている企業様はとても多いのですが、その一方で月間集計が大変だというご相談も多いのが現実。

どんな理由で大変さを感じるかといったら、次のものが主な理由です。

 

一口にタイムレコーダーといってもその種類は豊富で、このような悩みを抱える企業様が使っているタイムレコーダーは共通してアナログタイプだということです。

 

アナログじゃないタイムレコーダーってどんなもの？という方はぜひこちらの記事も読んでみてください。

 

エクセルで集計表を作るのが大変！法改正で集計担当者の負担はさらに増える

アナログタイプのタイムレコーダーを使っている場合、多くの企業様がエクセルで集計表を作っていて、そこにタイムカードの時間を入力、計算しておられます。これって、とても大変な作業です。

 

入力する作業自体が大変ですし、間違って計算用の式を消してしまったらどうなるでしょう？作業を1段階戻したり、別のテンプレートから計算式をコピーしてきたりしますよね。単純作業のようで単純ではありません。

 

担当者が熟練の人だとしても勤怠時間の打刻漏れ・ミスなど不足の事態が重なればいつも以上に時間がかかります。新人さんならなおさらです。

 

さらに、働き方改革が進められることで勤怠に関する法改正への対応も迫られています。集計を担当している部署の方は「改正される法案を理解しなければ…」「集計表を新しくしなければ…」「社員にも周知しなければ…」とやることの目白押しでパンク寸前ではありませんか？

 

人事・総務の仕事は勤怠に関することばかりではないので、「もっと月間集計が楽になれば他の仕事に時間が使えるのに…」という悩みはとても多いです。

 

「でも、タイムレコーダーを使う企業はみんな同じような悩みを持っているだろうし、仕方のないことなのかな」と半分諦めている企業様が多いのですが、それは大きな勘違い。

 

タイムレコーダーを使っているから集計が大変という企業様もいれば、タイムレコーダーを使っているから集計が楽になったという企業様もいるんです。では、この差はどこにあるのでしょうか？

 

自動集計できるタイムレコーダーなら作業負担が大幅軽減

タイムレコーダーの集計が大変かどうかの分かれ目は、「自動集計できるかどうか」にあります。

 

今、手作業で入力しているタイムレコーダーの打刻データが自動で連携されて、パソコンで確認できたらどうでしょう？

 

さらに自動で集計されていたらどうですか？

 

今まさに負担だと悩んでいたものが大幅に軽減されますよね。

 

タイムレコーダー本体で集計してデータをUSBに保存できる機種もありますが、結局エクセルで計算するのであれば、法改正の度に計算式の見直しが必要になってしまいます。

自動集計のメリットを最大限にするなら、ネットワーク経由で打刻データを集計し勤怠管理システムと連動するのがポイントです。

 

小さな会社だし大がかりなシステムを入れるのはハードルが高い…と悩む方もいますが、最近は自社にサーバーを持つことなく利用できるタイプのものが増えています。

タイムレコーダーの月間集計をもっと簡単にしたいのであれば、勤怠管理とセットでデジタルタイプのタイムレコーダーを導入することを検討してみましょう。