タイムレコーダーのデータ抽出はどうするの?外部出力機能のチェックポイント

タイムレコーダー導入で業務改善を計るなら、打刻したデータを使える仕組みかどうかが大事なポイントです。今回は打刻したデータを使うための、データ抽出外部出力機能について見ていきましょう。


打刻データは活用してこそ意味がある

出退勤時間を自己申告ではなく、タイムレコーダーを使って正確に残したいと考えているのであれば、打刻データを残すことよりも『活用すること』に目を向けましょう。打刻データは残すだけでなく、上手に活用してこそ意味があります。


タイムレコーダーを導入してみたけれど、データの抽出が上手くいかない…思ったように使いこなせない…


というのは、データ抽出の方法や外部出力機能が会社の運用に合っていない可能性が高いのです。今回は、タイムレコーダーの種類別に、どのような抽出方法を取るのかをご紹介しますので、自社の運用に合っているかどうかイメージしてみてください。


タイムレコーダーの種類別に見るデータ抽出方法

CASE1:タイムカードを使うアナログ式

タイムカード式タイムレコーダーのデータ抽出

安価で導入しやすいタイムカード式のタイムレコーダーですが、打刻データは紙に印字されているので、手作業で集計する必要があります。1人当たり平均して20日分のデータを登録することになるので、かなりの時間を要します。


また、印字されたデータを見ながらパソコンに打ち込むので、ヒューマンエラーが発生しやすいのも難点。


データはエクセルに入力して管理しているところが多く、一度入力してしまえばデータの抽出や集計は簡単そうに見えますが、月別、年度別でファイルを分けて管理していると、社員別に月(年度)をまたいでデータを抜き出すというのがとても難しいです


人数の少ない企業ならタイムカードでも把握しきれますが、30人を超えてくると入力はもちろん、データの抽出や集計といった作業も大変になるので、デジタル式の導入も検討したいところですね。



CASE2:データ収集ツールを使うデジタル式

データ収集ツールを使ってタイムレコーダーのデータ抽出を行う

デジタル式のタイムレコーダーにもいくつか種類があり、タイムカードを使うタイムレコーダーでも、デジタルデータとして打刻データを保持することが可能な機種もあります。では、タイムレコーダーで打刻されたデータは、どのようにして使うのでしょうか?


大きく分けると、その使い方は以下の2種類です。

  1. 機器に記録され、USBやパソコンに出力することが可能
  2. 打刻データはサーバに保存され、ツールを使うことで出力することが可能


前者の場合は、CSV形式のデータとして出力されることが多く、そのデータを使って集計作業などを行います。つまり、従来のタイムカード式で必須だった打刻データの打ち込み作業が必要ないということです。


後者の場合、サーバに保存されたデータを出力するためのツールが出ているので、そのツールを使ってデータを出力することになります。従業員が専用のパソコンを持っていない事業所などで勤怠管理システムを導入するほどではないという場合は、データ収集ツールを使うケースが多いですね。


どちらのケースも、勤怠管理システムに取り込むなどしない限り、エクセルファイルで管理することになるので、CASE1と同様、月単位、年単位でのデータ抽出は大変な作業になります。



CASE3:勤怠管理システムを使うデジタル式

勤怠管理システムでタイムレコーダーのデータを抽出する

CASE2ではデータ収集ツールを使って打刻データを抽出する方法をご紹介しましたが、勤怠管理システムを連携させて使うという方法もあります。勤怠管理システムを使うことで、集計したデータをリアルタイムに確認できたり、データ抽出もパソコン上の画面で簡単に確認できるようになります。


勤怠管理システムには、外部出力機能が備わっているので、必要に応じてパソコンにダウンロードして使うことができるのもメリット。CSV出力の場合、項目の順番を管理画面の設定で簡単に変えることができるタイプもあるので、用途に合わせた運用をしやすいのが魅力です。


チェックすべき外部出力機能のポイント

データ収集ツール勤怠管理システムの出力機能はとても便利なのですが、選ぶときには以下の3つのポイントをしっかりチェックしましょう。


ポイント1:出力できるファイルの形式

求めているファイル形式を出力できるかどうかはとても大事なポイントです。大半がCSV形式での出力ですが、エクセル形式やPDF形式にも対応している機種もあります。


<形式ごとの用途>

  • CSV形式: 他システムと連携するなら必要不可欠。保存しなおせばエクセル形式でも使用可能。
  • エクセル形式:部署ごと、店舗ごとで勤務状況を分析し、リソースの管理を徹底したいという場合にはあったほうが便利。
  • PDF形式:従業員へ勤怠実績を配布する場合に便利。エクセルからPDF化する手間を省略できる。


ポイント2:ファイルフォーマットを設定で変更できるか

CSVファイルは他システムとの連携に使うことが多いので、ファイルフォーマット(どの項目をどの順番で出力するか)を簡単に変更できるようになっているかを導入前にしっかり確認しておきましょう。


連携先のシステムで設定できるケースもありますが、打刻データを出力する際にフォーマットを指定できたほうが、連携がしやすいというメリットがあります。



ポイント3:他システムとの連携は容易にできるか

タイムレコーダー導入時には必要性を感じなくても、将来的に他システムと連携する可能性を考え、システム間の連携がしやすいかどうかもチェックしておきましょう。連携の容易さを判断するためのポイントは、ポイント2でご紹介した『ファイルフォーマットを簡単に変更できるか』という点も大事なのですが、時刻を指定してファイルを外部出力する機能があるかどうかも重要です


手作業でCSVファイルを出力して、他システムに取り込むという方法でも連携することはできますが、取込忘れや、間違ったファイルの連携といったヒューマンエラーを防ぐためにも、システムによる自動出力・取込を採用したほうがいいでしょう。



業務改善を目指すならリアルタイムで確認できるタイプを

打刻データを、週次、日次で連携させるタイプの場合でも、就業時間の管理は十分にできているといえます。ですが、より業務改善を目指すならば、リアルタイムで確認できるタイプが最もおすすめです


週次、月次で連携するタイプだと、入力のエラーやミスは連携後に発覚するので、本人に確認しても、記憶が曖昧になっているケースが多いためです。リアルタイムで集計することで、入力エラーやミスを早期に発見できれば、正しい情報で修正できるというのはもちろん、時間外労働がどのくらい発生しているかも日々見える化できるので、安全衛生管理にも活用できます。