英語対応のタイムレコーダーはある?外国人従業員が多い場合の対応策

従業員が日本人だけでなく多国籍な職場の場合、タイムレコーダーが英語に対応しているかどうかも気になるポイントですよね。今回は、英語対応のタイムレコーダーについて見ていきたいと思います。


英語対応のタイムレコーダーは数少ない

タイムレコーダーの中で英語に対応している機種はかなり少数派です。


さらにその対応内容も、

  1. 打刻画面が英語対応されているもの
  2. 勤務時間の編集画面が英語対応されているもの
  3. 管理画面が英語対応されているもの

と、対応範囲が分かれるところなので、どの機能で英語対応されている必要があるのかをきちんと把握しておく必要があります


タイムレコーダーを打刻する従業員に外国人が多く、管理するのは日本人というのであれば、3番の『管理画面の英語対応』というのは不要な機能になりますよね。


外国人従業員が多い場合は英語対応のほうがいい?

新たにタイムレコーダーを導入する場合、外国人従業員が多いと英語対応が必須のように感じてしまいますが、最初に述べた通り、英語対応されているタイムレコーダーは少ないので、かなり機種が限られてきます。


その限られた機種の中から、

  • 自社の運用に沿っているか
  • 他のシステムと連携がしやすいか
  • 現行システムからの移行は難しくないか

などを考慮しながら選ぶとなると、どこかしらで無理が出てきます。


そのため、『英語対応されている必要があるか否か』という条件の優先度もしっかり考慮しておきましょう。従業員の日本語習熟度によっては英語対応のものを選ぶより、日本語のみの機種でも、視覚的に操作方法が認識しやすいものや、操作が複雑ではないものを選んだほうが、操作ミスが少なくて済むというケースもあります



シンプルな操作なら英語のラベルを貼って対応可能

タイムレコーダーの操作がシンプルであれば、機器に英語のラベルを貼ることで対応が可能です。ラベルを貼るスペースがなければ、タイムレコーダーの写真を撮って、英語の説明をプリントし、タイムレコーダー横に貼っておくという方法もあります。この対応であれば英語だけでなく、中国語、韓国語など柔軟な対応ができます。


英語対応のタイムレコーダーは少数ですが、さらに他の言語となると対応しているものはほとんどない状態なので、どうしても多言語対応したい場合はカスタマイズする他ありません。


多言語への対応というのは、かなり大がかりな修正になるため、その分コストもかかります。そこまでコストをかけて対応するべきなのか、それともフォロー体制(操作方法の張り紙マニュアルの作成説明会の実施)を整えることで対応できることなのかをよく検討しましょう



マニュアルの作成や従業員の教育も重要なポイント

これは外国人従業員に限ったことではなく、新しいシステムを導入する場合は担当者が考える以上に、利用する従業員は戸惑いを感じます。分かりやすいマニュアルを作成するのはもちろんのこと、使い方のレクチャーをする場を設けたり、エラーなどのトラブル発生時の窓口も分かりやすくしておくなどの工夫も大事です。


特に、外国人従業員の場合は『日本人にとっての当たり前』が通用しない場合があります。そのため、マニュアルや1回のレクチャーだけではそれが伝わらない場合もあるので、そういった内容はなるべく意見として吸い上げ、対策をとっていきましょう。また、その都度マニュアルを更新するというのも大事なポイントです。