勤怠管理は簡単に言えば「出勤・退勤の確認」ではありますが、シフト勤務やフレックスなど働き方の多様化により管理が煩雑になってきていることと、不正な労務がないかコンプライアンス対応や人員配置の適正化・コスト管理など、求められる役割が広がってきています。

 

管理の方法も少し前まではタイムカードや出勤簿など紙ベースが主流でしたが、手間がかかる・不正が起きやすいなどの問題があり、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システムも機能や価格、操作方法など様々ありますので、何に気を付けて選べば良いかについてご説明します。

 

自社の就業規則・勤務形態に合うか

企業の業種や規模によって、就業規則や勤務形態は大きく異なります。
シフト制や変形労働時間など、自社の勤務形態に対応できるかが重要です。
残業や直行・直帰など社内のルールにのっとって使いやすいものであるか、機能をよく確認しましょう。

 

また、現在の勤怠管理において抱えている課題やシステムに求めることを洗い出しておくことも重要です。
支社が複数あり管理対象が点在しているのでネットワークを介して集計する必要があるとか、現状の出勤・退勤の管理だけでなくスケジュール管理、年休申請・承認などその他の作業も併せてシステム化するのか、具体的に検討しておくと選定の判断基準がはっきりとしてきます。

 

その他にも、労務関係の法令は頻繁に改定されるため、それらに対応できるかもチェックしましょう。

 

他のシステムとの連携が可能か

勤怠管理をなぜ行うかというと、給与計算や労務管理に必要な情報を得るためです。
そのため、給与システムや人事管理システムといった基幹システムとの連携も重要になってきます。

 

せっかく勤怠管理をシステム化しても、それが単独でしか使えないものであれば結局手作業が発生し、非効率となります。
また、必要であれば給与システムなどの変更も検討することになるでしょう。

 

操作性

利便性の高いシステムであるためには出退勤の打刻が容易であることも重要です。
外回りや直行・直帰など従業員の勤務を鑑みながら使いやすいものを検討します。

 

勤怠管理システムにはタイムカード、ICカード、生体認証、PC・携帯・スマホでの打刻など、いくつか種類があります。
打刻の方法いかんでは専用機器の導入も必要となってきますので、費用面での検討も必要となってきます。

 

使いづらいシステムだと正確な打刻が難しくなるので、操作しやすいかは重要です。
さらに、打刻をする従業員だけでなくシステムにインプットされたデータを活用する管理者や人事担当者、給与担当者にとっても使いやすいシステムであることが必要です。

 

必要な情報を取り出せるか、確認しておきましょう。

 

コスト

自社の従業員数や事業所数といった規模や求める機能に適うものを選ぶことが必要です。
必要以上に大がかりなシステムを導入すると単なるコスト負担となります。

 

必ずしも全てシステム化する必要はないので、従来の手法で良い部分はそのまま残しシステムのコスト削減をするのも手でしょう。
その逆も然りで、規模が大きい企業であるのに安くて低機能なシステムを導入すると、期待する業務負担の軽減に至らないこともあります。

 

安全面への配慮

勤怠管理システムにASPやSaaSを利用する場合はセキュリティ面も問題となります。
セキュリティ面について確認するとともに、システム会社が情報セキュリティマネジメントシステムの導入や、ISO27001を取得しているかも確認してみると良いでしょう。

 

セキュリティと併せてデータのバックアップ体制やキャパシティについても確認しておく必要があります。それからシステム会社のサポート体制も確認しておくと良いでしょう。

 

いくら人気の高い勤怠管理システムであっても、自社に合うものでなければ意味がありません。
適切な勤怠管理を行うためにも自社に合ったシステムを選定し導入しましょう。