勤怠管理をペーパーレス(システム化)で行うメリットとは

勤怠管理と言えば専用のタイムカードをタイムレコーダーに挿して打刻するのが主流でしたが、近年のパソコンやインターネットの普及に伴い、ペーパーレスで勤怠管理を行う企業が増えてきています。
ここでは、勤怠管理をペーパーレス(システム化)で行う方法とそのメリットについて見ていきましょう。

 

■紙媒体のタイムレコーダーの問題点

タイムカードを器械に差すことで出退勤時間の記録が残せるタイムレコーダーは、その月の勤怠状況が一目でわかるというメリットがあります。

 

しかし、紙媒体で勤怠管理を行う場合、給与計算の際に打刻された労働時間をパソコンなどに転記して集計を行う必要があり、打刻漏れなどがあった場合はさかのぼって確認するなどの手間がかかります。

 

また、月初めには新しく個別のタイムカードを作成する必要があり、毎月増えていくタイムカードの管理と処分も定期的に行わねばなりません。

 

集計や労働状況の把握に時間がかかるということはその分人件費もかかりますので、従業員数が多い場合は、勤怠管理方法としてはおすすめできないと言えます。

 

■ペーパーレス(システム化)の勤怠管理とは

従来のタイムカード方式に代わって勤怠管理方法として取り入れられるようになったのが、紙媒体を用いず、Web上で労働状況を管理できる勤怠管理システムです。

 

タイムカードで打刻する代わりに、勤怠管理システムにアクセスすることで出退勤時間が記録され、記録したデータは自動集計できたり、表計算ソフトに出力できます。

 

システムへのアクセス方法は、パソコンやスマホやタブレットから勤怠管理システムにログインするものや、ICカードや生体認証などの専用端末を用いるものなどがあります。

 

■ペーパーレス(システム化)で行う勤怠管理の効果やメリット

勤怠管理をペーパーレスで行う一番のメリットは、集計や給与計算に伴うコストの削減ができることです。

 

また、スマホやタブレットを使うことで、出張先から出退勤時間の打刻ができます。
今までのシステムだと、出張など直行直帰する仕事の場合には、電話や事後報告で勤務時間を把握しなければなりませんでしたが、スマホやタブレットからもシステムにアクセスできれば、会社外でも特別な手続き不要で勤務状況を管理することができます。

 

また、在宅勤務の社員がいる場合も、ペーパーレスの勤怠管理を導入すれば勤務開始と終了時刻をリアルタイムで記録できます。
ICカードや生体認を導入することで、タイムカードで起こりがちな押し間違いがなくなるため、より正確なデータを収集できます。