勤怠管理はタイムレコーダーと自己申告どちらで行うのが良いのか

皆さんの会社では勤怠管理の記録方法として何を採用しているのでしょうか?
ここでは、勤怠管理の方法として、タイムレコーダーと自己申告の2通りのパターンについて、それぞれのメリット・デメリットとともに紹介したいと思います。

 

■労働時間の適正な把握のための基準とは?

そもそも労働時間の把握(勤怠管理)方法について、何か基準はあるのでしょうか?

 

使用者側(企業側)が労働者(従業員)の労働時間を正確に把握することは法的にも重要なことであり、労働基準法でも、分単位で把握し給与を支払うべきと定められています。

 

厚生労働省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」の中では、労働時間(始業・終業・休憩時間など)を記録する方法として、以下の2種類のうちのいずれかと定められています。

 

  ◆使用者による直接確認および記録

  ◆タイムレコーダーなどの客観的な記録

 

全国的に見てもタイムレコーダーによる記録方法が簡便・確実であるために、多くの会社で採用されています。
この方法では、労働者がタイムカードを切って記録した情報に基づき、給与計算等を行うことになります。

 

つまり、「自己申告」による勤怠管理はこの2種類のいずれにも該当しておらず、例外的な措置とされていることを認識しなければなりません。

 

■自己申告制勤怠管理のメリット・デメリット

自己申告制が例外的だとされている理由は何なのでしょうか。
それは、自己申告だと労働時間を正確に記録することが難しくなるためです。

 

企業側から従業員への圧力や不正申告、労働時間の改ざんなどの法に抵触する行為が起こりうるとともに、その発見が難しくなることが主な理由です。

 

したがって、自己申告制を導入するにあたっては、
「労働者側に適切な自己申告をするよう十分な説明をすること」、
「適正な自己申告がなされているか適宜実態調査を行うこと」など、
さまざまな措置を講じる必要が出てきます。

 

このように自己申告制は、企業側に大きな負担がかかるという大きなデメリットがあります。
一見、タイムカードの集計に手間がかからないので、メリットが大きいように思える自己申告制ですが、実際にはそれ以外の点において負担が大きくなるのが実態です。

 

一方、タイムレコーダーを使用する勤怠管理は、厚生労働省が定めた方法に則っており、タイムカードの集計に手間がかかるデメリットがあるとしても全体としての負担は少ないと言えるでしょう。

 

■タイムレコーダーの新しい使い方でさらなる効率化を

タイムレコーダーによる勤怠管理は労働時間集計の手間がかかると言われていますが、最近はパソコンと連動させることでこの手間を大幅に削減することができるようになっています。

 

具体的にはICカードを使用して労働時間を記録し、これをパソコンで集計します。
このとき、パソコンに給与計算やシフト管理などのシステムを導入しておけば、勤怠管理に関わるあらゆる計算を一括して行うことができます。

 

以上のように、負担の大きさや厚労省の適正把握基準に則るという意味において、自己申告制よりもタイムレコーダーの方が導入するメリットが大きいと言えるでしょう。