勤怠管理の内容とは?どこまで管理すれば良いのか

従業員の給与計算や仕事を効率よく回すためにも、勤怠管理は重要です。

 

しかし、今まで勤怠管理を行っていなかった場合、どこまで管理すればいいのか、どういう方法で管理していけばいいのか分からないですよね。
ここでは、勤怠管理を行う際に必要な情報やそれらの管理方法について紹介します。

 

■勤怠管理をする際は、どこまで正確に管理する必要があるのか

勤怠管理では従業員の労働時間や労働状況を記録・把握し、その出退勤状況に応じて給料を計算していかなければなりません。
雇用契約で取り決められた時間あたりの賃金に、残業代や休日出勤などの諸手当を加算していきます。

 

勤怠管理を行う際は、従業員がその月どれだけの時間(残業時間含む)働いたのか、欠勤・遅刻・早退などの出欠状況はどうだったか、外出・出張はどれだけの時間と期間があったのかなど様々な情報が必要になります。

 

労働基準法改正へ確実に対応していくために正確な賃金計算が求められるため、勤怠管理が正確に行われていないと割増賃金不払いなどが起こり、問題となってしまいます。

 

また、外出や出張が多い仕事の場合は自己申告となり、労働時間の改ざんや不正も発生しやすくなってしまいます。
さらに、パートやアルバイトなど雇用形態が複数ある会社の場合は、管理がより複雑となってきます。

 

■勤怠管理・就業管理システムを導入しよう

会社の勤怠管理方法として最近注目を集めているのが、勤怠管理・就業管理システムです。

 

ネットワークに対応しているタイムレコーダーを導入することにより、システム上で社員それぞれの出社時間、退社時間、外出時間を記録し管理出来るようになります。

 

また、それらの出退勤データが自動的に集約されるシステムとなっているため、勤務時間が打刻されると給与計算システムに転送され、雇用契約に基づいて労働時間を自動的に計算してくれるので、今まで集計作業にかかっていた時間や手間が必要なくなるのです。

 

上記以外にも出退勤を管理する方法として、ICカードや生体認証システム、携帯電話を使ったものなどがあります。
出張や外出が多い会社や労働時間が変則的な会社など、それぞれの会社に合ったシステムを導入することにより更に正確な労働時間の把握が出来るようになるでしょう。

 

労働基準法は毎年改定されています。
企業側も目まぐるしく改正される基準法へ対応していくことは、非常に困難です。
勤怠管理に不便を感じている場合は、システムと連動できるタイムレコーダーの導入を検討してみましょう。