勤怠管理における代休の考え方

会社勤めをしていると休日に出勤して仕事をしなければならない機会もあるでしょう。

 

休日出勤をした場合、別の出勤日を休みにするという対応をしてもらっているかと思いますが、そのお休みをもらうこと全てを代休だと思っていませんか?

 

代休には明確なルールが定められており、きちんと内容を把握しておかないと賃金の未払いでトラブルになりかねません。
勤怠管理を行う際に重要となってくる代休について見ていきましょう。

 

■代休とは

代休と似た用語で振替休日という言葉があり、同じ意味に捉えている方も多いようですが、代休と振替休日は定義が全く異なります。
振替休日は「事前」に休日と労働日を交換するもので、代休は休日出勤の代償として別の労働日を休日にするものです。

 

事前に労働日を交換していた振替休日と違って、代休は事後に休息を与えることになるので休日労働をしたという事実は帳消しにされず、その労働分の割増料金を支払う必要があります。
代休を取得した日(労働日)は休日として無給扱いとなるので、給与は発生しません。

 

尚、休日労働の割増料金は、労働基準法で定められている休日の種類によって率が異なります。

 

■勤怠管理における代休の取り扱いについて

代休を取得する場合は、法律上法定休日または法定外休日別に異なる割増料金率を適応し、さらに代休を取得した日の賃金を控除する必要があります。

 

そのため、あらかじめ代休や振替休日に関する制度を就業規則で決めておく必要があります。
具体的には、代休を取得した場合の賃金体制と控除に関する決まりや法定休日・法定外休日の決まり、事前の振替休日の申請方法についてなどを整備する必要があります。

 

また、勤怠管理においては社員一人一人の代休や振替休日の状況を確実に管理し、代休や振替休日の申請があった場合は適正に対応しなくてはなりません。

 

社員の人数が少ないうちは紙ベースで一人一人管理するのも可能ですが、社員の人数が増え、勤怠管理にかかる手間や時間を削減したい場合は、PCで一元管理できるようなタイムレコーダーやクラウド型サービスなど、勤怠管理システムを取り入れると良いでしょう。

 

法定休日や法定外休日がいつなのかをPC上のカレンダーに組み込んでおけば代休の賃金計算もスムーズです。
代休に関する就業規則を整備して周知させ、勤怠管理システムを導入して効率よく管理することで代休や振替休日に速やかに対応することができます。