勤怠管理システムの導入事例と導入することで得られる効果とは

どの企業でも、従業員の出退勤時間や休暇などの管理を何らかの方法で行っているかとは思いますが、コスト削減などの理由で勤怠管理システムを導入しようと考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

しかし、勤怠管理システムを導入するとなるとこれまでの会社の体制を変更しなければならないので、中々踏み切ることができていない場合もあることでしょう。
ここでは、勤怠管理システムの導入事例と導入することで得られる効果についてご紹介いたします。

 

■勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や遅刻や欠勤などの勤怠状況などを一括で管理できるシステムのことです。
タイムレコーダーやWeb上で管理できるクラウドサービスなどがそれに当たります。

 

勤怠管理システムがあることにより労働状況を目に見える形で管理でき、それにより残業時間や休暇の算出や給与計算などが行えます。

 

■勤怠管理システムの導入事例と得られるメリット・効果

ここ最近勤怠管理システムを導入する会社が増えていますが、その理由として会社全体の仕事の効率を図ることとコストの削減が挙げられます。

 

例えば勤怠管理システムを導入していない場合、社員1人の勤怠について二重のチェック機関が必要となります。
つまり、上司が部下の勤怠をチェックした後に、給料の管理や計算をしている部署でもう一度チェックするが必要があるのです。

 

1度のチェックで社員1人につき5分の時間がかかる場合、50人の社員がいるところで250分必要になり、二重のチェックをすると、その倍で500分かかることになります。
500分は約8.3時間なので、勤怠管理に約1日分のコストがかかることとなります。

 

そこで勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理にかかっていた様々なコストを削減することができるのです。

 

■勤怠管理システムを導入していない場合に考えられるリスクとは

勤怠管理システムを導入していない場合、以下の3つのデメリットがあります。

 

1つ目のデメリットは、不正をしやすくなるということです。
勤怠管理システムを導入していない場合、労働状況を従業員の申告に委ねる形となるため、労働時間を少し上乗せして申告するなどの不正へとつながってしまうことがあります。

 

2つ目のデメリットは、管理者の仕事が煩雑になってしまうということです。
従業員が数人の小規模な企業であればそこまで問題はないかもしれませんが、多数の従業員がいる場合、1人1人の勤怠時間や給料、有給休暇数の把握や管理にかかる手間や時間は膨大なものとなります。

 

3つ目のデメリットは、法改正があったときの対応が大変であるということです。
2つ目のデメリットに通じるものですが、勤怠管理はすべて労働法に基づいて行われます。
したがって、労働法が改正されたら、それに合わせて管理の仕方を変えなければなりません。

 

全ての事柄を労働法が改正される度に学びなおして管理を行わなければならないので、給与の未払いなどのトラブルの元となる恐れがあります。

 

上記のようなトラブルを避けるためにも、従業員の勤怠管理を行うには勤怠管理システムの導入と整備が重要です。

 

勤怠管理システムを導入することによってこれまで見えていなかった部分を明確にすることができ、それにかけていた時間を削減することができます。
時間を削減することで人件費をカットし、会社全体の仕事の効率化にもつながると言えるでしょう。