アウトソーシングのメリットを最大限にする勤怠管理のコツ

勤怠管理のアウトソーシング

業務の効率化や人材不足に対応するための方法としてアウトソーシング（外部委託）を検討する場合もありますよね。今回はアウトソーシングのメリットやデメリット、そして労務管理や給与計算を外部委託する場合に気を付けたいポイントをご紹介します。

アウトソーシング最大のメリットは専門性の担保

業務の効率化やコスト削減が目的でアウトソーシングを検討される企業は多いですが、アウトソーシングをしたからといって必ずしもこれらの効果を得られるかといったら、そうではありません。

現在の業務プロセスをしっかりと理解したうえで委託しないと、効率化どころか業務が複雑になってしまう可能性を秘めていますし、アウトソーシング契約の費用が社内で対応する場合のコストより高くなってしまう可能性もあります。

では、アウトソーシングすることのメリットとは何でしょうか？

それは専門性の担保です。社内業務のうち、労務管理や給与計算、会計などは専門の知識を必要とし、精通する人材を育成するにも時間やコストがかかります。特に企業規模が小さい場合は社長がその業務を担っていたり、２～３人の総務部がすべてを引き受けていたりということが多いですよね。

その場合、法令が変わって新しい知識が必要になった時や、急に担当者が退職した時の対応が大変です。このように社内で専門的な知識を持つ人材を確保するのが難しい場合に重宝するのがアウトソーシング。

アウトソーシングなら専門知識を有する人材に業務を委託できるため、社内に人材が確保できない場合のリスクから解放されます。ただし、アウトソーシングもメリットばかりではありません。デメリットをしっかりと理解したうえで、アウトソーシングするための計画をたてましょう。

他社に業務の一部を委託するということは、自社内だけで行う場合とは違いイレギュラーなことへの対応が難しくなります。アウトソーシングする場合は、「何をどこまでやるか・成果物は何か・業務の期日はどうするか」など契約時に業務の内容を細かく決めます。

つまり、イレギュラーなことに関しては契約内容に基いて手続きを踏んだうえで業務を依頼することになるので、社内であればちょっとした依頼で済む内容も簡単にはいかなくなるということです。指示する際の複雑さだけでなく、社内から外部へというワンクッションがあることで業務が複雑化してしまうケースもあります。

アウトソーシングを活用することで社内に人材を育成する必要はなくなりますが、完全にアウトソーシングに頼り切ってしまうとノウハウを持った人材が社内に育たないというデメリットがあることを知っておきましょう。

アウトソーシングをしている間はいいですが、いざアウトソーシングをやめて社内で対応するとなったときに、ノウハウが蓄積されていないため苦労する可能性があります。

ノウハウが蓄積されないというデメリットに関連して、すでに自社で持っていたノウハウがアウトソーシング会社に流出してしまうという可能性もあります。また、他社に委託するため、自社のコンプライアンスやセキュリティへの取り組みが反映されず、機密情報の漏洩に関するリスクも抱えることになるでしょう。

ではアウトソーシングの効果を得るためにはどうしたらいいのでしょうか？それはアウトソーシングをする前の分析・検討をしっかり行うことです。

アウトソーシングすることを決定する前にしっかりと現状の業務を把握し、現状のコスト・業務の質をアウトソーシングした場合のコストや得られるメリットと比較しましょう。数値上での比較だけでなく、実際にアウトソーシングする場合の指示系統や、他の業務への影響有無を含めてシミュレーションすることが大事です。

業務というのは一部を単純に切り離すことはできません。労務管理、会計などとカテゴライズすることはできますが、それぞれの業務間での繋がりは必ずあります。

アウトソーシングを考えている業務だけでなく、その業務に必要なインプットやアウトプットが他の業務とどう関わっているかを考え、無理のないプロセスでアウトソーシングを組み込めるかを見極めるのが重要です。

社内に専門知識を持った人材を確保するのが難しいというのが理由でアウトソーシングを視野に入れているのであれば、対象の業務をシステム化することも検討してみましょう。完全に外部に委託してしまうよりも、システムを利用することで必要な人材を最小限に抑えるのも一つの手です。

システム化はITに関する専門知識が無いと難しいと感じる方も多いですが、最近は自社内にサーバーを設置することなく利用できるASPやクラウドが主流になっています。サポート体制が整っているシステム会社を選べば、何かあったときも安心なので、アウトソーシングと併せて検討してみてください。