勤怠管理でメンタルヘルス対策！素早く部下の不調や変化に気づくためのポイント

勤怠管理とメンタルヘルス

従業員がいきいきと働ける職場づくりのために欠かせないのがメンタルヘルスケア。個人でセルフケアできるように研修や教育をするのも大事ですが、上司が部下の不調を把握することも大事なポイントとなります。

1年に1回のストレスチェックだけで大丈夫？

2015年から従業員数が50名以上の企業ではストレスチェックが義務となっていますが、定められている頻度は1年に1回というもの。

1年に1回というのは目標であり、それ以上の回数を行ってもいいのですが、実際のところはどの程度の頻度で行っているでしょうか？1年に1回の場合、タイミングによっては全ての問題を発見できない可能性があります。

メンタルヘルスケアをしっかり行いたいというのであれば1年に1回と言わず、3ヶ月おき、半年おきで実施することも考えましょう。

ただ、どれだけストレスチェックをしたとしても本人が自覚していないというケースもあるので、周囲の人から見た変化もメンタルヘルスの不調に気づくために大事なポイントとなります。

メンタルヘルスの不調に陥ると自分から相談できないケースもあるため、部下の様子にこれまでと何か違った部分がないか、日ごろから上司が注意を払う必要があります。とはいっても、全ての部下と直接話をして変化がないかチェックするのは難しいもの。

そんなときこそ、勤務実績などデータから読み取れる内容も指標とし、いち早く変化に気づけるようにしましょう。

勤怠管理から分かる部下の不調や変化

遅刻・早退・欠勤の増加

まずメンタルヘルスの不調で表れやすい特徴に『遅刻・早退・欠勤の増加』があります。もともと勤怠が乱れている従業員もいますが、これまで勤怠が良好だった従業員なのに遅刻や早退が増え、休みがちになった場合は注意が必要です。

うつ病などの精神疾患になる手前の場合も、残業時間が多くて帰宅が遅く朝起きられないという傾向があります。一時的にならいいですが、その状態が続くと疲労が蓄積され、不調として体に現れますので早めに業務量を調整しましょう。

明らかに残業時間が多い

部下の勤怠をざっと見て、明らかに残業時間が多い場合も注意しましょう。納期が迫っている、繁忙期など、残業せざるを得ない状況の場合もありますが、続きすぎると思考能力が低下し生産性が下がってしまいます。

残業が多い状態を放置すると、『仕事が終わらない→残業する→生産性が下がる』という負のループに陥り、メンタルヘルスの不調につながる可能性があるので注意が必要。

残業時間があまりに多いな…と思う部下がいたら、業務量の調整をする、週に1度は残業をせずに定時で帰らせるなどの対応を考えましょう。

勤怠上の残業時間は少ないのにいつも残っている

明らかに残業時間が多いという場合とは違い発覚しにくいのがこのケース。勤怠では残業がほとんど計上されていないのに、いつもオフィスに残っている部下がいれば、気にかけてあげましょう。

すでに何かしらの不調があって勤怠の入力ミスにつながっていたり、自分の仕事が遅いせいだから残業として申請するのは申し訳ないと思っていたり、残業時間を申告しない背景にメンタルヘルスの不調が隠れている場合があります。

以前に比べて勤怠の入力ミスや入力忘れが多い

これまでしっかりと勤怠を入力していた部下なのに、入力のミスや、入力（申告）忘れが目立つようであれば、心に余裕がなくなっている可能性があります。

残業や休日出勤をしてまで終わらせなければいけない業務があるときほど、そちらに時間をさきたいが故に勤怠の管理がおろそかになりがち。裏を返せば、そこまで余裕がない状況ということです。これでは自分の体調変化や、キャパシティオーバーにも気づかなくなってしまいます。

休日出勤をしているのに代休・振休が取れていない

仕事の期限によって休日出勤が必要な場合もありますが、業務をコントロールできているのであれば、あらかじめ振休を取ることができます。突発的な休日出勤であっても、代休をとる余裕があれば心配はいりませんが、休日出勤が続いているのに振休も代休も取れない状況であれば、かなり体にも精神的にも疲労は蓄積しています。

部下がこのような状態であれば、業務量が多すぎないか？メンタルヘルスの不調で作業効率が極端に落ちていないか？を確認しましょう。

勤怠の分析は『心の健康づくり』の第一歩

日ごろ部下全員と密に接する機会がなかなか取れなくても、このように勤怠から部下の様子を分析することはできます。

厚生労働省が定めた『労働者の心の健康の保持増進のための指針』で示されている『心の健康づくり計画』は明確に義務化されていませんが、従業員が健康にいきいきと働くために企業が取り組んでいかなければならない内容となっています。

今回ご紹介した、部下の変化に気づくためのポイントや、いつもと違う場合にどう接したらいいかもまとめられていますので、部下を持つ管理職の方はぜひ目を通してみてください。

参考：職場における心の健康づくり（３）―ラインによるケアとしての取り組み

勤怠管理の見える化・リアルタイムで把握がカギ

勤怠の状況から部下の状況を把握するためには、リアルタイムで勤怠が『見える化』されていることが大事です。

アナログな方法（紙製のタイムカードによる打刻や自己申告制）を取っている場合、月末にならないと集計されず、勤怠の把握が1ヶ月遅れになってしまいます。メンタルヘルスケアの側面からも、勤怠管理のシステム化も検討してみましょう。